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Mapeamento de processos: o que é e como fazer

Será que é possível evitar o retrabalho, otimizar jornadas, diminuir custos e ser mais eficientes no dia a dia do seu negócio? Independente do nicho ou porte da empresa, existem ferramentas e metodologias que ajudam a tornar os processos mais assertivos e objetivos. 

Vale lembrar que o mapeamento de processos pode ser implementado em todo tipo de equipe, já que possui diferentes formas de fazê-lo. Desde estilos mais analíticos até aos mais visuais, qualquer time pode se beneficiar de um mapa de processos.

Conheça as vantagens e dicas para implementar um mapeamento de processos eficiente em seu negócio e entenda por onde começar a tornar a rotina de trabalho mais prática? Vamos lá!

O que é mapeamento de processos?

Animação de pessoas em peças de quebra cabeça, representando as partes de um mapeamento de processo

Entenda o que é mapeamento de processos e quais suas vantagens!

O mapeamento de processos é uma prática que ajuda a identificar todas as etapas de um projeto, analisando as sequências lógicas utilizadas em determinado fluxo de trabalho e contribuindo para a visão ampla e estratégica do negócio como um todo.

Através desse mapeamento é possível entender as entradas e saídas de um projeto, analisar detalhes, descrever materiais necessários, pessoas envolvidas, serviços requisitados e muitos mais. 

Estes e outros detalhes se tornam mais compreensíveis através de uma visão completa do processo, no qual é possível identificar os pontos fortes e fracos e como aprimorá-los com o intuito de otimizar os resultados do negócio.  

Vale ressaltar que existem diferentes formas de criar o seu mapeamento de processos, entendendo quais são os tipos de processos existentes em seu negócio. 

Eles podem ser separados em 3 tipos:

1 – Primários/essenciais: são aqueles que estão relacionados à entrega de valor para o cliente.

2 – Apoio/suporte: esses contribuem com os processos primários e com os próximos que você vai conhecer, os de gerenciamento. Funcionam, literalmente, como suporte. 

3 – Gerenciamento: os processos de gestão contribuem com os anteriores, entregando valor de forma gerencial.

Qual a função de um mapeamento de processos?

Animação de pessoas em computadores, e cada uma representa uma peça do quebra cabeça que é o mapeamento de processos

Um mapeamento de processos pode otimizar seu trabalho e deixá-lo mais eficiente.

O grande objetivo do mapeamento de processos é gerar reconhecimento acerca dos processos e análises detalhadas sobre o funcionamento do negócio.

Além do aumento na percepção, o mapeamento de processos também ajuda a:

  • Documentar o processo e todas as suas fases;
  • Aperfeiçoá-los e/ou transformá-los, identificando pontos fortes e fracos;
  • Criar um tipo de padronização que ajudará no início de novos fluxos.

Ou seja, o mapeamento de processos permite que a organização tenha um olhar analítico sobre as fases de determinados projetos e entenda como elas se dão e quais as ações necessárias ao longo das etapas. 

Além disso, também gera Insights que ajudam na tomada de decisão e permite identificar a relação e necessidades de cada uma das etapas. 

É através do mapeamento de processos que você pode tornar os processos/projetos do seu negócio mais objetivos, práticos e de fácil compreensão, tendo em vista que existem diversos recursos visuais que contribuem com o entendimento de cada fase.

Através da compreensão e padronização de cada fase, poucos minutos serão necessários para entender e analisar o que está acontecendo em cada etapa dessa jornada. 

Quais as vantagens de se fazer um mapeamento de processos?

Animação de pessoas trabalhando em notebooks e tablets, com uma lousa atrás representando o planejamento

Ter as etapas de seu projeto de forma visual auxilia em sua execução

Ainda não tem certeza de como um mapeamento tão detalhado e minucioso pode ajudar o seu negócio? Então vem com a gente!

O processo é realmente gradativo e exige uma mudança de cultura da empresa, mas tudo isso vale a pena quando observamos as seguintes vantagens:

Otimiza processo e tempo

Criando um processo objetivo e eficiente com a ajuda de um mapeamento de processo, você o torna mais palpável e concreto, otimizando assim tempo e recursos da sua equipe e até minimizando erros e imprevistos

Dessa forma, o mapeamento ajudará todas as vezes que um projeto precisará ser feito, já que a equipe estará alinhada, reconhecerá a importância da organização e ficará focada exatamente onde é preciso – otimizando tempo. 

Permite maior controle das etapas de trabalho

Acompanhar cada fase do processo de forma didática e visual facilita consideravelmente o entendimento do momento onde o projeto se encontra e quais as ações necessárias a partir dali. 

A ferramenta também permite o monitoramento constante de cada etapa do projeto, aumentando o controle da equipe sobre ele e, claro, a segurança necessária para garantir resultados otimizados.

É mais rápido e prático

Com a otimização gerada pelo mapeamento de processos, os fluxos se tornam mais rápidos e práticos. Isso porque, através desta ferramenta, é possível eliminar desperdícios e processos desnecessários e tornar o fluxo mais limpo e eficiente.

Como fazer um mapa de processos?

Animação de pessoas em um escritório. Uma das pessoas está a frente apresentando um mural com itens a fazer e itens já finalizados

Um mapeamento de processos deve levar em conta todos os detalhes de um projeto e as etapas necessárias para sua realização.

Como a gente conversou antes, o mapeamento de processos envolve uma mudança cultural e várias etapas de análises e práticas que, claro, podem variar de acordo com as necessidades da empresa e do planejamento exposto. Existem, inclusive, níveis de detalhamento desse mapeamento, são eles:

Nível 1: funciona como uma descrição, alinhando o processo entre os profissionais envolvidos de forma básica. 

Nível 2: nesse nível, o detalhamento é mais analítico e traz uma visão técnica do processo, destacando eventos e possíveis exceções, por exemplo. 

Nível 3: aqui o detalhamento é maior e permite uma visão analítica e focada em dados.

Pensando em tantos detalhes, é fundamental que o seu negócio esteja preparado para entender, implementar e testar cada fase em seu nível de complexidade e detalhamento definido pela própria equipe. 

Anota aí algumas etapas que podem te ajudar a implementar o seu mapeamento de processos.

Primeira etapa: conheça o processo

O primeiro passo é saber qual o processo que você quer aperfeiçoar: como ele está sendo feito, o que precisa melhorar, quanto tempo vocês têm para executar essas mudanças, pessoas envolvidas, materiais necessários, etc. 

Esse é o momento inicial do seu planejamento. Aqui é quando você começa a desenhar o mapa de processos: fluxogramas, workshops, análise documental e entrevistas podem te ajudar a deixar tudo mais claro e visual.

Segunda etapa: identifique o problema

Seguindo na criação do seu mapeamento de processos, agora que você já sabe qual o processo que você quer mapear, é hora de entender o que tem de errado nele

Quais são as falhas, gargalos, ameaças e fraquezas desse processo? Quais são as possíveis soluções? Liste os problemas e comece a pensar como pode resolvê-los.

Terceira etapa: estabeleça prazos

Com todos os problemas listados, em quanto tempo você poderá resolvê-los? Mais que isso: é importante entender o tempo disponível para resolvê-los x quanto tempo esses gargalos demandam – é preciso estabelecer um equilíbrio entre os dois. 

Além disso, os prazos também envolvem documentar a data de início e fim do projeto, além de prever incidentes e riscos que podem dificultar a manutenção do seu mapeamento. Os prazos bem definidos vão garantir que você tenha mais controle e eficiência sobre o projeto.

Quarta etapa: saiba o que precisa ser feito

Quais as ações necessárias para dar andamento ao seu mapeamento? Quais etapas podem ser divididas e quais profissionais serão responsáveis por elas? Essa é a hora de listar tudo o que precisa ser feito.

Metodologias criativas, como o brainstorm, podem ajudar a equipe a determinar essas ações. 

Quinta etapa: deixe tudo visual

Considerada uma das etapas mais importantes do mapeamento de processos, esse é o momento onde você utilizará formas, setas e o que mais achar necessário para deixar todo esse processo visual e de fácil compreensão

Lembre-se que é fundamental que todos os envolvidos entendam o que aquele fluxograma representa e o que precisa ser feito em cada etapa de forma rápida e intuitiva. 

Sexta etapa: revise sem medos

É hora de amarrar tudo o que foi definido nas cinco etapas anteriores e revisar todos os processos para garantir que nada ficou sobrando ou esteja incoerente com os seus objetivos. 

Última etapa: hora de monitorar

Agora que, teoricamente, está tudo pronto, é hora de colocar o seu mapeamento em prática e entender se ele está funcionando como deveria. Teste, monitore, acompanhe de perto para garantir que o projeto está funcionando como esperado/desenhado.

Pessoas discutindo as partes que envolvem um mapeamento de processos

Após construir um mapeamento de processo, é importante também monitorar se suas etapas estão fluindo corretamente

Ufa! E aí, o seu negócio está pronto para colocar o mapeamento de processos em prática? 

Lembre-se que o processo é gradativo e não acontecerá de um dia para o outro, por isso é fundamental planejar-se e envolver todo o time para garantir que todos estejam na mesma página para dar o start nessa mudança nos processos.

Apesar de contar com várias fases antes do início, quando o seu mapeamento começar a rodar como idealizado, você sentirá a diferença em seus processos e no seu negócio como um todo.

Experimente, teste e conte-nos suas impressões sobre o modelo aqui nos comentários!

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Última modificação: 30 de junho de 2022
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