As réguas de cobrança definem como as empresas devem se comunicar com seus clientes para facilitar o recebimento de valores.
Com uma sequência de ações e mensagens padronizadas, é possível incentivar seu cliente a pagar em dia e controlar cada etapa do processo de em setor de cobrança.
Melhor ainda se você puder automatizar esse roteiro e deixar que o sistema avise sobre pagamentos em atraso e faturas pendentes.
Quer entender melhor o que são as réguas de cobrança e como usá-las para reduzir a inadimplência no seu negócio?
É só seguir a leitura e aproveitar nossas dicas.
O que são réguas de cobrança?
Réguas de cobrança são sequências de notificações e ações que ajudam empresas a cobrar seus clientes de forma padronizada.
Elas funcionam como uma linha do tempo que define o que deve ser feito em cada estágio do processo de cobrança.
Cada empresa pode elaborar sua régua de acordo com sua política de crédito, meios de pagamento aceitos e procedimentos de cobrança.
Normalmente, essa ferramenta funciona bem em negócios recorrentes que trabalham com boleto e empresas que enviam faturas para o cliente de forma geral.
Os objetivos são garantir que os clientes paguem em dia e reduzir a inadimplência, que é uma das maiores ameaças às finanças.
De acordo com um levantamento da Serasa Experian, 1,6 milhão de brasileiros ficaram inadimplentes somente nos primeiros meses de 2021.
No total, são 63 milhões de pessoas com contas em atraso (o maior índice desde agosto de 2020), ou 39,5% da população adulta do país.
Nesse cenário, é fundamental ter uma boa régua de cobrança para evitar prejuízos e manter a saúde financeira do negócio.
Como funciona uma régua de cobrança
Podemos pensar na régua de cobrança como um roteiro no qual você descreve quais ações irá tomar e quais comunicações serão enviadas na hora de cobrar o cliente.
Por exemplo, você pode definir que o boleto de cobrança será enviado 15 dias antes do vencimento, que o cliente receberá duas notificações de “aviso de vencimento” e que, se o título não for pago, será enviado um alerta um dia depois.
É importante que essas ações sejam padronizadas e aplicadas a todos os clientes, para que você tenha uma cobrança realmente profissional.
Para isso, a empresa deve utilizar uma tecnologia específica, que permita automatizar as notificações para o cliente e para a equipe responsável.
Dessa forma, não é preciso enviar cada mensagem manualmente ou verificar o status de cada interação e com a tecnologia correta, como um link de pagamento, o inadimplente (e até adimplente) podem fazer o pagamento de uma fatura de forma muito simples.
Além de definir o que fazer em cada ponto do processo, você também precisa detalhar quais canais de contato serão utilizados e quem será o responsável por cada tarefa.
Tudo para organizar a cobrança no seu negócio e aumentar as chances de receber sempre em dia.
Como a régua de cobrança ajuda a reduzir a inadimplência
A régua de cobrança é um dos instrumentos mais importantes para reduzir a inadimplência nas empresas. Seja em modelos de contratos baseados em pagamentos recorrentes ou em um simples serviço pontual.
Veja como ela ajuda a garantir seus pagamentos.
Previne atraso por esquecimento
Muitas vezes, a inadimplência pode ser prevenida com um simples lembrete antes do vencimento da fatura.
Isso porque é muito comum que os clientes se esqueçam de pagar o título, ainda mais com a rotina corrida dos dias atuais.
Então, programar um lembrete para ser enviado por e-mail ou SMS dentro da sua régua de cobrança é uma ótima forma de garantir o recebimento em dia.
Do lado da empresa, a equipe também pode estar sobrecarregada e acabar se esquecendo de cobrar um boleto.
Nesse caso, uma régua de cobrança automatizada acusa instantaneamente a pendência após o vencimento, para que o time não precise se preocupar em checar isso no sistema a todo momento.
Incentiva o cliente a pagar em dia
Na sua régua de cobrança, você pode criar mensagens que conversam diretamente com seu público e incentivam o pagamento em dia.
Se os seus clientes são jovens e digitais, por exemplo, você pode usar uma linguagem mais divertida e descontraída para lembrá-los sobre o vencimento do boleto.
É importante também ter uma mensagem de agradecimento por cada pagamento e ser muito respeitoso e gentil nos alertas de atraso e fatura em aberto.
Quando você se comunica dessa forma durante todo o processo de cobrança, consegue manter um relacionamento mais próximo com o cliente e facilitar o recebimento.
Profissionaliza a cobrança
A régua de cobrança também transmite uma imagem mais profissional da sua empresa e aumenta sua credibilidade diante do cliente.
Ele percebe que a empresa está no controle de cada etapa do processo, se preocupando em programar mensagens para manter a comunicação frequente.
Para a sua equipe, é o melhor cenário possível, pois poupa muito trabalho e deixa as tarefas repetitivas com as máquinas.
Intensifica a cobrança após o vencimento
O momento mais crítico do processo de cobrança é após o vencimento, e ter uma régua automatizada faz toda a diferença.
Você pode ir intensificando a frequência e mudando o tom dos alertas conforme a dívida se prolonga, aumentando a pressão de forma gradual.
Isso ajuda a manter o cliente informado sobre as possíveis consequências de um débito em atraso e abre caminho para uma negociação o quanto antes.
Como criar uma régua de cobrança
Para criar uma régua de cobrança, você deve considerar os prazos de pagamento praticados na sua empresa e o meio de pagamento utilizado.
Por exemplo, se você trabalha com boleto bancário, pode definir as seguintes regras:
- Data de vencimento entre os dias 5 e 15 (adaptar de acordo com o ciclo financeiro)
- Envio do boleto por e-mail e SMS 10 dias antes do vencimento
- Aviso de vencimento por SMS 3 dias antes da data e também no próprio dia
- E-mail de confirmação do pagamento e agradecimento por SMS, caso seja pago na data, ou e-mail e SMS dizendo que o pagamento não foi identificado um dia após o vencimento com link para segunda via do boleto
- Após uma semana de atraso no pagamento, enviar mensagem de cobrança por e-mail e WhatsApp com link para segunda via do boleto com juros e multa
- Após 15 dias de atraso, encaminhar carta de cobrança formal e e-mail com proposta de negociação como parcelamento ou extensão do prazo (avisar sobre possíveis consequências como negativação e interrupção do serviço)
- Após 30 dias de atraso, interromper serviços e comunicar cliente sobre medidas mais drásticas como negativação do nome nos birôs de crédito ou protesto do boleto em cartório
- Se o débito persistir, enviar intimação de cobrança judicial em última instância.
Se o meio for cartão de crédito, a régua pode ser semelhante, mas deve ser solicitado o cadastro de um novo cartão, em caso de expiração/cancelamento, ou regularização do atual, em caso de limite excedido.
O importante é detalhar as ações e comunicações que a empresa vai utilizar durante todo o processo e programar a sequência no sistema, criando mensagens para cada situação.
Quais ferramentas usar na cobrança?
Usar a ferramenta certa é muito importante para que sua régua de cobrança funcione de forma adequada.
Veja quais são as mais eficazes:
- SMS: é um ótimo canal, porque faz a cobrança de forma objetiva e ao mesmo tempo impessoal. Funciona muito bem para lembrar clientes inadimplentes sobre uma fatura em aberto, por exemplo
- E-mail: é o principal canal para fazer cobranças hoje em dia, porque transmite a formalidade necessária e oferece todos os meios de contato para que o cliente regularize sua situação. Além disso, contém a assinatura personalizada da empresa
- Cartas (e notificações extrajudiciais): é uma comunicação pouco utilizada e que, normalmente, marca o rompimento de uma relação amigável com o cliente. Mas ainda é útil em casos de venda mercantil (nota promissória e confissões de dívidas) e casos mais extremos de inadimplência
- Telefone: apesar de funcionar, deve ser um dos últimos recursos, pois é considerada uma cobrança muito invasiva. Se for para apresentar uma proposta, o e-mail e WhatsApp são preferíveis
- WhatsApp: tem sido cada vez mais usado para cobranças por ser um meio muito próximo do cliente, que permite uma negociação mais eficiente. Mas é preciso ter autorização do cliente para mandar esse tipo de mensagem
- Warnings e banners: se sua empresa vende um serviço digital como um software, um dos métodos mais eficazes é exibir a comunicação no acesso do cliente (via app ou plataforma) e bloquear esse acesso, depois de um período decidido entre vocês.
Citamos lá em cima, mas vale o reforço que usar soluções como links de pagamentos, pode aumentar muito as taxas de conversão.
E então, ficou claro o que é uma régua de cobrança e como usar esse recurso para diminuir a inadimplência?
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