Trabalhar com marketing é um desafio constante. Todos os dias é preciso planejar campanhas, analisar resultados, atingir novos clientes, nutrir seus leads e obter bons resultados para credibilizar a sua marca.
Nessa mesma frequência, é preciso resolver problemas. Constantemente, os profissionais de marketing falam em “apagar incêndios”, entretanto, poucos procuram entender os motivos dos erros e como resolvê-los. Por isso, no conteúdo abaixo, vamos falar sobre um método que visa solucionar problemas e promover melhorias contínuas no seu negócio, o PDCA.
O método surgiu em 1637 e foi sendo aprimorado, até chegar ao Brasil, em 1973 e tornar-se uma das estratégias mais eficazes do mundo para solucionar problemas. A ferramenta é tão consagrada que até a ISO 9001:2015 recomenda a utilização, então, que tal conhecer um pouco mais e entender o que é PDCA como aplicá-lo em seu negócio?
O que é PDCA e quando utilizar?
Entender o que é PDCA pode colaborar com as suas estratégias e evitar gargalos nos processos da sua empresa.
A sigla significa “plan, do, check, act”, ou seja, “planejar, executar, checar, agir” e refere-se a uma estratégia que visa solucionar os problemas do seu negócio que, até então, tinham uma solução completamente desconhecida.
Além disso, o PDCA mantém o foco em melhorias contínuas, ou seja, é preciso colocá-la em prática constantemente para obter os melhores resultados possíveis e, principalmente, não se assustar e ter que apagar “incêndios” no meio do caminho.
Normalmente, quando existe um problema persistente, é porque a empresa ou equipe não o identificou corretamente, não sabe qual é o erro raiz e, consequentemente, não conhece a solução. Dessa forma, saber o que é PDCA poderá evitar esses gargalos durante os processos na empresa.
Além disso, entender o que é PDCA também colabora no momento em que a sua empresa for aprimorar os padrões atuais. Se você precisa melhorar seus resultados e não está encontrando uma maneira que seja eficaz o suficiente para obter índices melhores ou manter os resultados atuais, experimente implementar o PDCA em sua estratégia.
Para entender melhor o que é PDCA, acompanhe cada etapa atentamente:
Planejar
Em um primeiro momento, é preciso identificar quais são os erros e problemas que a sua empresa enfrenta, ou seja, qualquer “anomalia” que desvie o padrão desejado e dificulte os resultados que são esperados pela marca.
Nessa hora, você precisa criar um plano que vise solucionar essas questões que estão prejudicando seus resultados ou até a imagem da sua marca, sempre pensando em abordagens possíveis e consistentes que resolvam os problemas da forma mais eficaz possível.
Não esqueça que esse planejamento deve ser feito levando em consideração o que a sua equipe pode fazer para melhorar esse problema interno, não é inteligente culpar o fracasso de uma campanha por causa de um feriado, por exemplo. É preciso analisar qualquer variável na hora de planejar, para que o resultado seja benéfico e não existam culpados.
Defina metas específicas a serem atingidas com esse planejamento que pode ser feito com mais uma metodologia muito importante: 5W2H (why, what, when, who, where, how e how much ou por que, o quê, quando, quem, onde, como e quanto) que é muito utilizada para implementar o e-mail marketing em estratégias digitais, por exemplo, como explicamos melhor aqui.
Lembre-se que essas metas precisam ser relevantes para a sua empresa e, principalmente, afetar positivamente a vida dos seus clientes; pense em resolver uma questão de cada vez, conforme o possível, e tenha em mente que essas metas devem ser SMART: específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.
Essa fase é extremamente importante, pois é onde você entende quais são as necessidades da empresa, onde estão os problemas e analisa como resolvê-los. Vamos a um exemplo: se você tem um problema na taxa de abertura dos seus e-mails marketing, é aqui que você vai identificá-lo e criar/planejar uma (ou várias) maneiras de como melhorar esse índice.
Executar
Agora que você observou que tem um problema na taxa de abertura do seu e-mail marketing, por exemplo, é hora de executar o plano que elaborou anteriormente. Leve em consideração que, na fase anterior, você identificou o erro e planejou uma abordagem que pode resolver essa questão.
Então, é hora de colocá-la em prática para ver se funciona como você planejou. Para isso, lembre-se que entender exatamente o que é PDCA é fundamental.
Nesse momento, você deve executar e acompanhar o progresso da estratégia, organizar sua equipe, medir seus índices e acompanhar de perto a evolução do planejamento.
Checar
Indispensável para o sucesso de qualquer estratégia, o momento de checar é fundamental para entender se o plano que você traçou nas primeiras fases está funcionando como deveria. Assim, você consegue entender também se sabe o que é PDCA e se o usou da melhor forma.
Usando nosso exemplo da taxa de abertura do e-mail marketing, essa é a hora que você analisa os seus relatórios, compara os índices com os números anteriores e avalia se os resultados estão de acordo com os que você planejou.
Importante lembrar que, nesse momento, é possível que você verifique que as coisas não saíram como você esperava, então, é preciso reavaliar o planejamento e observar se é viável continuar com esse plano.
Não tenha medo de voltar para a primeira fase se for preciso, o importante é que você entenda o que é PDCA e que a estratégia seja bem sucedida, então, readeque algumas coisas durante o percurso ou refaça o planejamento quantas vezes forem necessárias.
Agir
Agora que você já sabe o que é PDCA, é hora de agir.
Você planejou, executou, checou e está tudo certo até aqui? As taxas de abertura do seu e-mail realmente melhoraram conforme seu plano? Implemente as ações corretivas que você descobriu para resolver o problema e organize sua equipe para seguir os novos padrões da empresa.
Agora é hora de implementar essas mudanças que planejou definitivamente e tornar essa nova metodologia um padrão em seu negócio. Lembre-se que é sempre importante entender o que é PDCA e seguir os 4 passos para obter bons resultados e identificar aquela solução que, até então, era desconhecida.
Como você percebeu, o PDCA é uma metodologia que promete sucesso àquelas empresas que têm problemas e ainda não conseguiram encontrar uma solução ou que precisam aprimorar as metas e conquistar resultados excelentes.
Assim, quando você alcançar esses resultados que tanto planejou com o PDCA, continuará trabalhando para manter o padrão de excelência que aprendeu a executar.
Agora, no entanto, você passará a usar a metodologia SDCA (“Standardize, Do, Check, Act” – ou: “padronize, execute, verifique e aja”), que segue praticamente o mesmo princípio de o que é PDCA, entretanto, é utilizado no momento posterior ao sucesso da primeira metodologia, O SDCA visa manter os padrões que a empresa criou e implementou, acompanhando resultados e observando possíveis desvios no processo e, principalmente, nas metas estipuladas.
Dessa forma, o PDCA é utilizado para encontrar soluções e promover melhorias, enquanto o SDCA visa a manutenção das metas que já foram alcançadas. Ambos podem ser utilizados com frequência para manter o padrão de excelência que se instaurou em sua empresa e evitar qualquer tipo de deslize ou pior, fazer com que você, novamente, tenha que “apagar incêndios”.
PDCA no e-mail marketing
Você compreende o que é PDCA? Saiba que essa metodologia pode ser usada facilmente no e-mail marketing.
Agora que você compreende bem o que é PDCA, provavelmente deve ter notado que essa metodologia pode ser usada em qualquer tipo de negócio, certo? E, com o time de marketing, não seria diferente.
A estratégia pode ser implementada em qualquer área e promete otimizar todo o trabalho, facilitando o entendimento de possíveis problemas que podem acontecer durante o planejamento de uma campanha, economizando recursos que poderiam ser desperdiçados e, ainda, facilitando a vida de toda a equipe.
Para exemplificar melhor, vamos implementar a abordagem PDCA na estratégia de e-mail marketing. Acompanhe:
Metodologia PDCA no e-mail marketing
Vamos dizer que, hipoteticamente, a sua empresa está com um problema nos índices de e-mail marketing. Você analisou o relatório mensal e os seus números não estão condizentes com o objetivo da campanha, o seu ROI está muito baixo, não tem engajamento, as conversões estão de mal a pior e, analisando verdadeiramente, nenhum resultado está batendo as expectativas.
Você não sabe o que está acontecendo e nem onde está o problema, a única coisa que consegue enxergar é que: seus resultados estão muito abaixo do esperado, certo?
Agora você precisa começar a avaliar: o problema está na campanha toda ou um índice está afetando os outros? A campanha não foi bem planejada ou a organização está falha? Seus clientes querem mesmo receber esse tipo de comunicação ou as segmentações estão corretas?
É nesse momento que você vai usar todo o seu conhecimento sobre o que é PDCA e implementá-lo, para entender o que está acontecendo, onde está o problema raiz e, principalmente, como encontrar uma solução desconhecida que deve resolver todos os seus problemas.
Normalmente, se você estivesse com problemas no e-mail marketing, começaria avaliando uma ordem cronológica: seus envios, a entregabilidade, abertura, cliques e assim por diante. Porém, se você já fez isso antes e não conseguiu entender o motivo do “incêndio” que está tendo que apagar, é melhor optar por outra estratégia. Que tal começar a pensar um pouco diferente?
Analise os mesmos quesitos em outra ordem:
- Planeje as ações que poderá tomar: investir em um maior número de disparos, otimizar os conteúdos dos e-mails, segmentar ainda mais os clientes, criar uma equipe focada em resultados, etc;
- Execute o que está ao alcance: nesse momento, avalie o que é possível ser feito financeiramente;
- Verifique se os resultados voltaram ao normal: analise se as expectativas foram atendidas;
- Volte agir caso não tenha dado certo: tente conversar com outras equipes e analisar os problemas.
Entender exatamente o que é PDCA e implementar essa abordagem vai muito além de fazer um planejamento bem feito. Por mais que não pareça, é complexo adotar a estratégia e fazer com que ela funcione perfeitamente dentro do seu fluxo de trabalho, por isso, você precisa da colaboração dos membros do seu time ou empresa.
Lembre-se que é preciso ter muita disciplina e organização para conseguir seguir os 4 passos que são extremamente necessários para obter resultados satisfatórios e alcançar as metas que planejou.
E então? Entendeu melhor o que é PDCA? Está pronto para implementar a estratégia em seu negócio?
