Ainda não sabe o que é project management e a importância dele em sua estratégia?
Confira nossas dicas e atualize-se!
Afinal, o que é um projeto?
Em poucas palavras, um projeto é algo específico, que tem prazo para início e fim, onde não há repetições constantes e que gera uma entrega exclusiva.
“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas.”
Essa é a definição da instituição mundialmente conhecida na formação de project managers, ou gestores de projetos, o Project Management Institute (PMI), disponível também em português aqui.
O PMI se dedica desde 1997 em formar novos profissionais e, desde então, oferece certificados para os profissionais da área e atualiza periodicamente o Guia PMBOK®, considerado mandatório para quem deseja atuar com project management.
O que é o project management?
Em tradução literal: “gestão de projeto”, é a área que existe para garantir que um projeto seja executado, de acordo com o que foi planejado, sem imprevistos ou erros.
Os projetos contribuem para que a empresa esteja sempre se renovando, enfrentando novos desafios e afastando-se da zona de conforto, que pode ser altamente perigosa para os criativos;
Por isso, quando definimos “projeto”, explicamos como algo pontual e que possui uma entrega única, detalhada e bastante específica.
Para entender melhor como funciona o project management, o PMBOK elencou as melhores práticas e separou-as por grupos de processos, sendo eles:
Grupo de processos de iniciação
Responsável por definir todo o início do projeto, como a análise do escopo, o alinhamento de expectativas, estimativas de prazos e custos, além de todos os processos necessário para dar o start no projeto.
Grupo de processos de planejamento
Como seguirá a execução do projeto? É preciso criar um planejamento específico para basear tudo o que virá adiante.
Grupo de processos de execução
O planejamento já foi definido, agora é preciso colocá-lo em prática. Esse grupo é responsável por tomar as medidas necessárias para que o projeto seja executado, conforme foi planejado.
Grupo de processos de monitoramento e controle
Responsáveis por acompanhar o desempenho do projeto, analisar se os processos estão seguindo o planejamento, se é preciso intervir ou se o progresso está de acordo com o esperado.
Grupo de processos de encerramento
Esse grupo é responsável por tomar as medidas necessárias para finalizar o projeto formalmente, analisar a conclusão de cada uma das área e encerrá-las, junto com o projeto final.
Apesar da quantidade e complexidades das informações, na prática o processo é mais fluído. Se você contar com um especialista em project management, não terá maiores problemas para garantir o sucesso da área e, consequentemente, da sua empresa.
O que faz um Project Manager?
Como dissemos, você precisará de um project manager para garantir a fluidez do processo. Isso será necessário para desenvolver um bom projeto, então é preciso que conheça um pouco mais da profissão e a área de atuação.
Além disso, esse profissional é quem determina o objetivo do projeto, o cronograma a ser seguido, as responsabilidades e os custos que o project management pode gerar.
Podemos considerar que existem práticas e competências que contribuem para a realização perfeita do project management, estando também na responsabilidade do project manager:
- Criar um planejamento para o time sobre o projeto;
- Dar suporte no que for preciso;
- Monitorar o processo;
- Gerenciar riscos;
- Mapear informações;
- Identificar possíveis alterações e melhorias;
- Controlar prazos e garantir a entrega sem atrasos;
- Acompanhar todo o projeto, durante o período determinado.
Essas são algumas das principais funções do project manager, que deve estar sempre atento a tudo que acontece no projeto para garantir uma entrega com excelência.
Áreas de atuação do Project Manager
Levando em consideração a importância desse profissional, ele pode, basicamente, atuar em qualquer empresa que quer garantir:
- Excelência em resultados;
- Organização impecável;
- Projetos bem sucedidos.
Tendo todas as certificações necessárias, o project manager pode receber entre R$6 mil e R$14 mil por mês, segundo o vagas.com.br, um site especialista em vagas de emprego.
Normalmente, o project manager tem conhecimento em diversas áreas, como:
- Gestão de pessoas;
- Metodologias de trabalho;
- Planejamento.
E diversos outros setores, considerados importantes para esses profissionais, criteriosamente avaliados por suas certificações e experiências. Quando falamos de marketing, seja ele digital ou offline, esse profissional é ainda mais requisitado.
Mas por que isso acontece? Vamos pensar no varejo como um exemplo. A sua empresa pode realizar diversas campanhas, esperando um bom resultado. O project manager será a peça fundamental para garantir o bom funcionamento de cada uma das etapas, até mesmo na entrega do produto ao cliente.
Normalmente, existem muitos projetos consecutivos, diversos profissionais envolvidos e uma exigência por resultados cada vez maior. A organização e a gestão guiadas pelo project manager contribuem significativamente para esses resultados.
O que esperar de um Project Manager?
Além de todas as responsabilidades que já citamos aqui, é preciso que ele tenha habilidades específicas para conseguir lidar com tantas áreas de conhecimento e atuação. Entre elas, podemos citar as soft skills:
Soft Skills
Também conhecidas como “habilidades interpessoais”, as soft skills são primordiais para o project manager. Isso porque ele lidará com pessoas constantemente, de áreas diferentes e em diversos momentos.
É preciso que esse profissional tenha um conjunto de habilidades de comunicação que o permitam a lidar com todos os tipos de pessoas em qualquer situação, sejam elas agradáveis ou não.
Levando em consideração que ele será o responsável por todo o projeto, do início ao fim, é fundamental que consiga dialogar abertamente com todos os profissionais envolvidos direta ou indiretamente em seu trabalho.
Algumas habilidades interpessoais para que esse profissional trabalhe com um project management de sucesso, são:
Organização
Certamente, a organização é a base para o andamento de qualquer projeto. Lembre-se que o project manager cuida de tudo que envolve o project management, logo, se ele for desorganizado, é possível que cometa falhas e até prejudique todo o processo.
Se você procura alguém para ocupar esse cargo em sua empresa ou até mesmo se tem interesse na profissão, é indicado que esteja sempre atento às atividades que rodeiam os seus projetos.
Já existem, inclusive, ferramentas que ajudam a organizar o project management para facilitar a rotina dos envolvidos e evitar que algum detalhe passe despercebido.
Visão
Ele precisa saber olhar adiante, imaginar como será a conclusão do projeto, prever riscos, não se abalar por pequenos deslizes e, principalmente, saber seguir em frente, garantindo que o resultado final será o melhor possível, conforme acordado.
Para isso, um perfil analítico é mais do que necessário para essa área. Coletar informações, analisá-las constantemente e obter bons insights é um dos requisitos mais importantes para esse profissional. Só assim as decisões poderão ser tomadas com assertividade.
Liderança
Outra habilidade fundamental para o project manager é saber liderar. Trabalhar com diversas pessoas de várias áreas não é fácil, por isso, é preciso saber conversar com cada uma delas.
A liderança vai muito além de saber dar ordens, mas como elas são dadas. É preciso saber como inspirar, motivar e, principalmente, apontar feedbacks. Um bom líder é fundamental para que a equipe tenha sede de sucesso e acredite, isso fará toda a diferença no percurso.
Foco
Claro que qualquer profissional precisa ser focado, mas quando falamos de project management, é preciso ter foco redobrado.
A quantidade de responsabilidades, associada a complexidade das tarefas e a pressão dos prazos pode não ser fácil, por isso, é importante manter-se focado no resultado, corrigindo possíveis imprevistos que podem ocorrer no caminho.
As vantagens do Project Management
Agora que você já entendeu o que é project management e a importância do project manager, listamos os principais benefícios da implementação dessa estratégia em sua empresa. Confira:
1. Otimização
Quando você trabalha com project management, quase tudo é otimizável.
Os custos do projeto serão reduzidos, pois há um controle de orçamentos e prazos constante, além de um escopo pré definido, pensado estrategicamente. Os recursos necessários serão utilizados da melhor forma, já que o project manager trabalha para alocá-los adequadamente, sem desperdiçar tempo ou dinheiro;
Com alguém disponível para dar suporte, o trabalho em equipe também é altamente otimizado. Assim, é possível evitar erros básicos e prever incidentes que podem ser facilmente prevenidos.
2. Menos riscos
Levando em conta que o seu project manager já criou todo um planejamento específico para o seu projeto, as possíveis ameaças serão identificadas com antecedência.
3. Transparência
Com as práticas adotadas na área de project management, todos os envolvidos terão clareza sobre todos os detalhes do projeto.
As equipes estarão conectadas, diminuindo o número de diálogos desnecessários para tomar decisões. O cliente, mais satisfeito tendo atualizações constantes sobre o status do seu projeto e a empresa mais segura e confortável, sabendo que todos os envolvidos estão integrados sem maiores dúvidas ou problemas.
4. Confiança
Se a sua área de project management funcionar bem, consequentemente, a sua empresa funcionará bem também. Isso porque, idealmente, todos os envolvidos com o negócio estarão satisfeitos e terão confiança na empresa e no dia a dia de trabalho.
Com os funcionários motivados e sentindo-se confortáveis com a posição que assumem dentro da empresa. Afinal, eles saberão exatamente o quão importantes são dentro de cada etapa do projeto.
Enquanto isso, é possível trabalhar com a experiência do cliente, fortalecendo os laços com a sua marca.
5. Aumento da receita
O processo é simples: se os seus clientes estão satisfeitos, eles continuam adquirindo o seu serviço e/ou produto. Clientes satisfeitos avaliam, recomendam e divulgam. Logo, além de manter o seu cliente fidelizado, ainda é possível expandir a sua carteira de clientes com um serviço de qualidade.
Como você deve ter percebido, a área de project management é completa, mas requer um profissional altamente qualificado. Por isso, é importante que você estude e avalie a estratégia, antes de implementá-la em seu negócio.
Gostou de saber um pouco mais sobre o project management? Esperamos que sim! E se ficou com alguma dúvida ou precisa de ajuda com uma automação de marketing efetiva, com coleta e análise estratégica de dados, estamos à disposição para ajudar.
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