Será que é possível evitar o retrabalho, otimizar jornadas, diminuir custos e ser mais eficientes no dia a dia do seu negócio? Independente do nicho ou porte da empresa, existem ferramentas e metodologias que ajudam a tornar os processos mais assertivos e objetivos.
Vale lembrar que o mapeamento de processos pode ser implementado em todo tipo de equipe, já que possui diferentes formas de fazê-lo. Desde estilos mais analíticos até aos mais visuais, qualquer time pode se beneficiar de um mapa de processos.
Conheça as vantagens e dicas para implementar um mapeamento de processos eficiente em seu negócio e entenda por onde começar a tornar a rotina de trabalho mais prática? Vamos lá!
O que é mapeamento de processos?
Entenda o que é mapeamento de processos e quais suas vantagens!
O mapeamento de processos é uma prática que ajuda a identificar todas as etapas de um projeto, analisando as sequências lógicas utilizadas em determinado fluxo de trabalho e contribuindo para a visão ampla e estratégica do negócio como um todo.
Através desse mapeamento é possível entender as entradas e saídas de um projeto, analisar detalhes, descrever materiais necessários, pessoas envolvidas, serviços requisitados e muitos mais.
Estes e outros detalhes se tornam mais compreensíveis através de uma visão completa do processo, no qual é possível identificar os pontos fortes e fracos e como aprimorá-los com o intuito de otimizar os resultados do negócio.
Vale ressaltar que existem diferentes formas de criar o seu mapeamento de processos, entendendo quais são os tipos de processos existentes em seu negócio.
Eles podem ser separados em 3 tipos:
1 – Primários/essenciais: são aqueles que estão relacionados à entrega de valor para o cliente.
2 – Apoio/suporte: esses contribuem com os processos primários e com os próximos que você vai conhecer, os de gerenciamento. Funcionam, literalmente, como suporte.
3 – Gerenciamento: os processos de gestão contribuem com os anteriores, entregando valor de forma gerencial.
Qual a função de um mapeamento de processos?
Um mapeamento de processos pode otimizar seu trabalho e deixá-lo mais eficiente.
O grande objetivo do mapeamento de processos é gerar reconhecimento acerca dos processos e análises detalhadas sobre o funcionamento do negócio.
Além do aumento na percepção, o mapeamento de processos também ajuda a:
- Documentar o processo e todas as suas fases;
- Aperfeiçoá-los e/ou transformá-los, identificando pontos fortes e fracos;
- Criar um tipo de padronização que ajudará no início de novos fluxos.
Ou seja, o mapeamento de processos permite que a organização tenha um olhar analítico sobre as fases de determinados projetos e entenda como elas se dão e quais as ações necessárias ao longo das etapas.
Além disso, também gera Insights que ajudam na tomada de decisão e permite identificar a relação e necessidades de cada uma das etapas.
É através do mapeamento de processos que você pode tornar os processos/projetos do seu negócio mais objetivos, práticos e de fácil compreensão, tendo em vista que existem diversos recursos visuais que contribuem com o entendimento de cada fase.
Através da compreensão e padronização de cada fase, poucos minutos serão necessários para entender e analisar o que está acontecendo em cada etapa dessa jornada.
Quais as vantagens de se fazer um mapeamento de processos?
Ter as etapas de seu projeto de forma visual auxilia em sua execução
Ainda não tem certeza de como um mapeamento tão detalhado e minucioso pode ajudar o seu negócio? Então vem com a gente!
O processo é realmente gradativo e exige uma mudança de cultura da empresa, mas tudo isso vale a pena quando observamos as seguintes vantagens:
Otimiza processo e tempo
Criando um processo objetivo e eficiente com a ajuda de um mapeamento de processo, você o torna mais palpável e concreto, otimizando assim tempo e recursos da sua equipe e até minimizando erros e imprevistos.
Dessa forma, o mapeamento ajudará todas as vezes que um projeto precisará ser feito, já que a equipe estará alinhada, reconhecerá a importância da organização e ficará focada exatamente onde é preciso – otimizando tempo.
Permite maior controle das etapas de trabalho
Acompanhar cada fase do processo de forma didática e visual facilita consideravelmente o entendimento do momento onde o projeto se encontra e quais as ações necessárias a partir dali.
A ferramenta também permite o monitoramento constante de cada etapa do projeto, aumentando o controle da equipe sobre ele e, claro, a segurança necessária para garantir resultados otimizados.
É mais rápido e prático
Com a otimização gerada pelo mapeamento de processos, os fluxos se tornam mais rápidos e práticos. Isso porque, através desta ferramenta, é possível eliminar desperdícios e processos desnecessários e tornar o fluxo mais limpo e eficiente.
Como fazer um mapa de processos?
Um mapeamento de processos deve levar em conta todos os detalhes de um projeto e as etapas necessárias para sua realização.
Como a gente conversou antes, o mapeamento de processos envolve uma mudança cultural e várias etapas de análises e práticas que, claro, podem variar de acordo com as necessidades da empresa e do planejamento exposto. Existem, inclusive, níveis de detalhamento desse mapeamento, são eles:
Nível 1: funciona como uma descrição, alinhando o processo entre os profissionais envolvidos de forma básica.
Nível 2: nesse nível, o detalhamento é mais analítico e traz uma visão técnica do processo, destacando eventos e possíveis exceções, por exemplo.
Nível 3: aqui o detalhamento é maior e permite uma visão analítica e focada em dados.
Pensando em tantos detalhes, é fundamental que o seu negócio esteja preparado para entender, implementar e testar cada fase em seu nível de complexidade e detalhamento definido pela própria equipe.
Anota aí algumas etapas que podem te ajudar a implementar o seu mapeamento de processos.
Primeira etapa: conheça o processo
O primeiro passo é saber qual o processo que você quer aperfeiçoar: como ele está sendo feito, o que precisa melhorar, quanto tempo vocês têm para executar essas mudanças, pessoas envolvidas, materiais necessários, etc.
Esse é o momento inicial do seu planejamento. Aqui é quando você começa a desenhar o mapa de processos: fluxogramas, workshops, análise documental e entrevistas podem te ajudar a deixar tudo mais claro e visual.
Segunda etapa: identifique o problema
Seguindo na criação do seu mapeamento de processos, agora que você já sabe qual o processo que você quer mapear, é hora de entender o que tem de errado nele.
Quais são as falhas, gargalos, ameaças e fraquezas desse processo? Quais são as possíveis soluções? Liste os problemas e comece a pensar como pode resolvê-los.
Terceira etapa: estabeleça prazos
Com todos os problemas listados, em quanto tempo você poderá resolvê-los? Mais que isso: é importante entender o tempo disponível para resolvê-los x quanto tempo esses gargalos demandam – é preciso estabelecer um equilíbrio entre os dois.
Além disso, os prazos também envolvem documentar a data de início e fim do projeto, além de prever incidentes e riscos que podem dificultar a manutenção do seu mapeamento. Os prazos bem definidos vão garantir que você tenha mais controle e eficiência sobre o projeto.
Quarta etapa: saiba o que precisa ser feito
Quais as ações necessárias para dar andamento ao seu mapeamento? Quais etapas podem ser divididas e quais profissionais serão responsáveis por elas? Essa é a hora de listar tudo o que precisa ser feito.
Metodologias criativas, como o brainstorm, podem ajudar a equipe a determinar essas ações.
Quinta etapa: deixe tudo visual
Considerada uma das etapas mais importantes do mapeamento de processos, esse é o momento onde você utilizará formas, setas e o que mais achar necessário para deixar todo esse processo visual e de fácil compreensão.
Lembre-se que é fundamental que todos os envolvidos entendam o que aquele fluxograma representa e o que precisa ser feito em cada etapa de forma rápida e intuitiva.
Sexta etapa: revise sem medos
É hora de amarrar tudo o que foi definido nas cinco etapas anteriores e revisar todos os processos para garantir que nada ficou sobrando ou esteja incoerente com os seus objetivos.
Última etapa: hora de monitorar
Agora que, teoricamente, está tudo pronto, é hora de colocar o seu mapeamento em prática e entender se ele está funcionando como deveria. Teste, monitore, acompanhe de perto para garantir que o projeto está funcionando como esperado/desenhado.
Após construir um mapeamento de processo, é importante também monitorar se suas etapas estão fluindo corretamente
Ufa! E aí, o seu negócio está pronto para colocar o mapeamento de processos em prática?
Lembre-se que o processo é gradativo e não acontecerá de um dia para o outro, por isso é fundamental planejar-se e envolver todo o time para garantir que todos estejam na mesma página para dar o start nessa mudança nos processos.
Apesar de contar com várias fases antes do início, quando o seu mapeamento começar a rodar como idealizado, você sentirá a diferença em seus processos e no seu negócio como um todo.
Experimente, teste e conte-nos suas impressões sobre o modelo aqui nos comentários!
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